Zeiterfassung
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Wir richten die passende digitale Zeiterfassung ein und binden sie in Ihre bestehende IT ein.
In vielen Betrieben läuft die Zeiterfassung heute über eine Excel-Tabelle im Netzlaufwerk oder über Stundenzettel, die am Monatsende in die Buchhaltung wandern. Das ist aufwendig, fehleranfällig und im Zweifel schwer nachzuweisen.
Eine digitale Lösung nimmt diesen Aufwand heraus. Die Mitarbeitenden stempeln am Rechner, am Handy oder an einem Terminal im Eingangsbereich. Die Auswertung entsteht nebenbei.
Zur Einordnung: Wir sind IT-Dienstleister und keine Rechtsberatung. Ob Ihre konkrete Umsetzung allen Vorgaben genügt, klären Sie bitte mit Ihrem Anwalt oder Ihrem Verband. Was wir liefern, ist die technische Seite: ein System, das die Daten zuverlässig erfasst, sicher speichert und sauber exportiert.
Was leisten wir?
Auswahl der Lösung
Wir vergleichen die gängigen Anbieter für Ihre Größe und Branche. Ein Handwerksbetrieb mit Baustellen braucht etwas anderes als eine Kanzlei mit festen Arbeitsplätzen.
Einrichtung
Benutzerkonten, Arbeitszeitmodelle, Pausenregelungen, Zuschläge, Urlaubskonten. Was in Ihrem Betrieb gilt, wird im System abgebildet.
Anbindung an Microsoft 365
Anmeldung über das vorhandene Firmenkonto. Kein zusätzliches Kennwort, keine getrennte Benutzerliste, die irgendwann auseinanderläuft.
Export an die Lohnbuchhaltung
Monatlicher Export im Format Ihres Steuerberaters oder Ihres Lohnprogramms. Das spart in der Buchhaltung oft mehrere Stunden im Monat.
Datenschutz
Rechenzentrum in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag, dokumentierte Löschfristen. Wir stellen Ihnen die Unterlagen zusammen, die Sie für Ihr Verarbeitungsverzeichnis brauchen.
Einweisung und Betrieb
Eine kurze Schulung für die Belegschaft und eine längere für die Person, die später die Auswertungen macht. Danach betreuen wir das System weiter mit.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
Zeiterfassungssysteme gibt es zu Dutzenden, und auf den Produktseiten klingen sie alle gleich. Aus unseren Projekten haben sich vier Fragen herausgeschält, an denen sich entscheidet, ob ein System zu einem Betrieb passt.
Wo wird gestempelt?
Sitzen alle im Büro, reicht die Erfassung am Rechner. Sind Leute auf Baustellen oder im Außendienst, brauchen Sie eine App. Gibt es Bereiche ohne Firmengeräte, etwa in Lager oder Produktion, führt an einem Terminal mit Ausweiskarte kaum ein Weg vorbei. Viele Betriebe brauchen eine Mischung, und nicht jedes System kann alle drei Wege sauber.
Wie komplex sind Ihre Arbeitszeitmodelle?
Gleitzeit mit Kernarbeitszeit, Schichtbetrieb, Teilzeitmodelle, Zuschläge für Nacht und Sonntag, Kurzarbeit. Je mehr Sonderfälle Sie haben, desto genauer muss man hinsehen. Systeme für kleine Büros scheitern hier schnell, und was sich nicht abbilden lässt, landet wieder in Excel.
Wie kommt es in die Lohnbuchhaltung?
Das ist der Punkt, an dem der Nutzen entsteht oder verpufft. Fragen Sie Ihren Steuerberater vorher, welche Importformate sein Programm versteht. Ein System ohne passenden Export bedeutet, dass jemand die Zahlen am Monatsende weiterhin abtippt.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Arbeitszeitnachweise unterliegen Aufbewahrungsfristen, gleichzeitig verlangt der Datenschutz, dass nicht mehr benötigte Daten gelöscht werden. Ein brauchbares System hat dafür einstellbare Fristen und löscht automatisch. Wo das fehlt, sammeln sich über Jahre Bewegungsdaten an, die niemand mehr braucht und für die Sie trotzdem geradestehen.
Für wen passt das?
Das passt zu Ihnen, wenn
- Sie Arbeitszeiten heute auf Papier oder in Excel führen.
- Ihre Leute an wechselnden Orten arbeiten und Stundenzettel spät eintreffen.
- die Buchhaltung jeden Monat Zeit mit dem Abtippen verbringt.
- Sie Überstunden und Urlaubsansprüche verlässlich nachhalten wollen.
Das passt nicht, wenn
- Sie eine vollständige Personalverwaltung mit Bewerbermanagement und Personalakte suchen. Das ist eine eigene Produktkategorie und nicht unser Feld.
- Sie eine Projektzeiterfassung mit Abrechnung auf Kundenprojekte brauchen. Manche Systeme können beides, viele aber nur eines richtig gut. Das klären wir vorher.
- Sie zwölf Leute haben, die alle im selben Büro sitzen und um acht anfangen. Dann ist der Nutzen überschaubar.
So läuft die Zusammenarbeit ab
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Anforderungen aufnehmen
Wie viele Mitarbeitende, welche Arbeitszeitmodelle, wo wird gestempelt, was muss am Ende exportiert werden.
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Auswahl und Test
Wir stellen zwei geeignete Systeme gegenüber und richten eines zum Testen ein. Eine Abteilung arbeitet vier Wochen damit.
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Einführung
Konten anlegen, Modelle hinterlegen, Terminals aufstellen, Belegschaft einweisen. Der Start fällt sinnvollerweise auf einen Monatsersten.
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Betrieb
Wir betreuen das System mit, bei Änderungen an Arbeitszeitmodellen passen wir es an.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung
Die gängigen Systeme liegen zwischen 3 und 8 Euro pro Mitarbeitendem und Monat. Ein Terminal für den Eingangsbereich kostet einmalig zwischen 400 und 900 Euro. Dazu kommt die Einrichtung, für die wir je nach Komplexität ein bis drei Tage rechnen.
Wenn Sie einen Betriebsrat haben, ja. Die Einführung eines Systems, mit dem sich Verhalten oder Leistung überwachen lässt, ist mitbestimmungspflichtig. Wir liefern die technische Dokumentation dazu, welche Daten erfasst und wie lange sie gespeichert werden. Die Vereinbarung selbst treffen Sie mit dem Gremium.
Ja, per App auf dem Diensthandy. Manche Systeme erfassen dabei optional den Standort. Das ist rechtlich heikel und braucht eine gute Begründung, deshalb schalten wir es nur ein, wenn Sie es ausdrücklich wünschen und mit Ihrem Betriebsrat geklärt haben.
Nachträgliche Korrekturen sind möglich und werden protokolliert. Üblich ist ein Ablauf, bei dem der Mitarbeitende die Korrektur einträgt und die Führungskraft sie freigibt. Das richten wir bei der Einführung mit ein.
Von der ersten Anforderung bis zum Start vergehen realistisch sechs bis zehn Wochen. Der technische Teil ist in wenigen Tagen erledigt. Die Zeit geht für Abstimmung, Testphase und die Einweisung der Belegschaft drauf, und die sollte man sich nehmen.
Wie erfassen Sie die Arbeitszeit heute?
Wenn die Antwort Excel oder Papier lautet, lohnt ein Gespräch. In 20 Minuten klären wir, was in Ihrer Größenordnung sinnvoll ist und was es kostet. Ohne Verkaufspitch.