IT-Betreuung Kosten: Was KMU 2026 realistisch zahlen

Wer nach den Kosten für IT-Betreuung fragt, bekommt fast immer dieselbe Antwort: Kommt drauf an. Das stimmt sogar. Für Ihre Budgetplanung ist es trotzdem wertlos. Deshalb hier die Zahlen, die 2026 im Markt üblich sind, auch in Hamburg. Dazu die drei gängigen Abrechnungsmodelle, eine Beispielrechnung und die Fragen, mit denen Sie Angebote vergleichbar machen.

IT-Betreuung Kosten pro Arbeitsplatz: die Spannen 2026

Die meisten IT-Dienstleister rechnen heute pro Arbeitsplatz und Monat ab. Ein Arbeitsplatz ist dabei in der Regel ein Mitarbeitender mit seinen Geräten. Also Notebook, Smartphone und vielleicht ein Rechner im Homeoffice.

Grobe Orientierung für eine Betreuung zum Festpreis: zwischen 50 und 120 Euro pro Arbeitsplatz im Monat. Einfache Pakete, die vor allem Überwachung und Updates abdecken, starten auch bei 30 Euro. Für ein Team mit 15 Leuten liegen die monatlichen Kosten der IT-Betreuung damit irgendwo zwischen 750 und 1.800 Euro.

Server laufen meist separat. Rechnen Sie mit 150 bis 400 Euro pro Server und Monat, je nachdem, was darauf läuft und wie kritisch er für Ihren Betrieb ist. Wer lieber nach Aufwand bezahlt, landet bei Stundensätzen zwischen 90 und 180 Euro netto. Einsätze am Abend oder am Wochenende kosten oft 25 bis 50 Prozent Aufschlag.

Ein Anbieter für 50 Euro und einer für 110 Euro verkaufen selten dasselbe. Der Unterschied steckt in der Reaktionszeit, im Sicherheitspaket und darin, was im Preis wirklich enthalten ist. Dazu weiter unten mehr.

Stundensatz, Kontingent oder Festpreis: welches Modell passt?

Beim Stundensatz zahlen Sie nur, wenn etwas kaputt ist. In der Branche heißt das Break-Fix: Es bricht, jemand repariert, Sie bekommen die Rechnung. Das wirkt günstig, solange wenig passiert. Der Haken: Der Dienstleister verdient mehr, je mehr bei Ihnen ausfällt. Vorbeugende Arbeit wie Updates oder die Kontrolle der Datensicherung bleibt oft liegen, weil sie niemand beauftragt.

Das Kontingent ist der Mittelweg. Sie kaufen zum Beispiel zehn Stunden im Monat vorab, meist mit etwas Rabatt auf den Stundensatz. Verbrauchen Sie weniger, verfallen die Stunden häufig. Verbrauchen Sie mehr, wird zum normalen Satz nachberechnet.

Beim Festpreis, auch Managed Services genannt, zahlen Sie eine feste Monatspauschale für einen definierten Leistungskatalog. Der Dienstleister überwacht Ihre Systeme laufend mit einer Fernwartungssoftware. Fachleute nennen das RMM, kurz für Remote Monitoring and Management. Probleme fallen so oft auf, bevor Ihre Mitarbeitenden sie bemerken. Für die meisten Unternehmen ab etwa zehn Arbeitsplätzen ist das heute das übliche Modell, vor allem wegen der Planbarkeit.

Rechenbeispiel: ein Büro mit 20 Mitarbeitenden

Nehmen wir ein Steuerbüro in Hamburg mit 20 Arbeitsplätzen und einem Server für Dateiablage und Fachsoftware. So sehen die Kosten für die IT-Betreuung in drei Varianten aus.

Mit Festpreis: 20 Arbeitsplätze mal 70 Euro ergibt 1.400 Euro. Dazu kommt der Server mit 250 Euro. Macht 1.650 Euro im Monat oder 19.800 Euro im Jahr. Diese Zahl ändert sich nur, wenn sich die Zahl Ihrer Mitarbeitenden ändert.

Nach Aufwand: Ein Büro dieser Größe hat schnell zehn bis fünfzehn Anfragen im Monat. Ein Drucker streikt, ein Konto ist gesperrt, eine neue Kollegin braucht einen eingerichteten Laptop. Bei durchschnittlich anderthalb Stunden pro Anfrage und 120 Euro Stundensatz sind das 1.800 bis 2.700 Euro. In einem ruhigen Monat zahlen Sie weniger. Fällt der Server an einem Montagmorgen aus, kommen schnell zwei Arbeitstage dazu, also gut 1.900 Euro extra. Plus 20 Leute, die in der Zeit nicht arbeiten können.

Mit eigener IT-Stelle: Eine Vollzeitkraft kostet mit Arbeitgeberanteilen, Weiterbildung und Ausstattung grob 70.000 bis 90.000 Euro im Jahr. Das sind 5.800 bis 7.500 Euro im Monat. Und wenn diese Person im Urlaub oder krank ist, kümmert sich trotzdem niemand.

Der Festpreis ist also nicht in jedem einzelnen Monat die günstigste Variante. Über das Jahr gerechnet liegt er bei einem Büro dieser Größe aber meist darunter. Und Sie wissen schon im Januar, was die IT im Dezember gekostet haben wird.

Was im Festpreis steckt und was den Preis treibt

Das gehört in jedes Paket

Ein seriöses Paket deckt den laufenden Betrieb ab. Dazu gehören ein Helpdesk mit Telefon und Ticketsystem, das Einspielen von Updates und die Überwachung von Geräten und Servern. Ebenso die Kontrolle der Datensicherung und die Verwaltung Ihrer Microsoft-365-Konten. Ein moderner Virenschutz ist heute ebenfalls Standard. Viele Anbieter setzen inzwischen auf EDR, eine Weiterentwicklung des klassischen Antivirus, die verdächtiges Verhalten auf den Geräten erkennt und meldet. Was darüber hinaus sinnvoll ist, lesen Sie auf unserer Seite zur IT-Sicherheit für Unternehmen.

Das kostet fast immer extra

Hardware und Softwarelizenzen sind praktisch nie im Arbeitsplatzpreis enthalten. Das Gleiche gilt für Projekte wie eine Server-Migration oder den Umzug in ein neues Büro. Auch Einsätze außerhalb der Geschäftszeiten laufen meist separat. Viele Anbieter berechnen außerdem eine einmalige Einrichtungsgebühr, wenn sie Ihre IT übernehmen. Das ist legitim, weil die erste Bestandsaufnahme echte Arbeit macht. Diese Gebühr gehört aber ins Angebot. Auf der ersten Rechnung hat sie als Überraschung nichts zu suchen.

Den Monatspreis nach oben treiben vor allem drei Dinge. Kurze Reaktionszeiten, weil der Dienstleister dafür Personal bereithalten muss. Höhere Sicherheitsanforderungen, etwa wenn Ihr Unternehmen unter die NIS2-Richtlinie fällt und Nachweise führen muss. Und alte Systeme, die viel Handarbeit brauchen. Ein Windows-Server von 2012 macht deutlich mehr Arbeit als eine aufgeräumte Microsoft-365-Umgebung.

Vorsicht bei sehr günstigen Angeboten für eine Vollbetreuung. Liegt der Preis deutlich unter 50 Euro pro Arbeitsplatz, fehlt meist etwas. Oft ist es der Sicherheitsteil. Oder der Support ist auf eine bestimmte Zahl an Tickets begrenzt, was im Kleingedruckten steht.

Fünf Fragen, die Angebote vergleichbar machen

Drei Angebote auf dem Tisch, drei unterschiedliche Preise. Bevor Sie nur die Summen nebeneinanderlegen, klären Sie diese Punkte:

• Wie schnell reagieren Sie? Die zugesagte Reaktionszeit steht im SLA, dem Service Level Agreement. Vier Stunden sind etwas anderes als 30 Minuten, wenn morgens niemand drucken kann.
• Was zählt als Arbeitsplatz? Pro Person oder pro Gerät? Bei zwei Geräten pro Kopf verdoppelt sich ein Gerätepreis schnell.
• Was ist ausgeschlossen? Lassen Sie sich neben dem Leistungskatalog auch die Ausschlüsse schriftlich geben.
• Wie lange läuft der Vertrag? Häufig sind 12 oder 24 Monate. Achten Sie auf die Kündigungsfrist und darauf, ob Sie beim Wechsel alle Zugänge und Ihre Dokumentation vollständig zurückbekommen.
• Was kostet der Start? Einrichtung, Bestandsaufnahme, Dokumentation. Diese Posten gehören mit Betrag ins Angebot.

Wie ein Festpreis mit festem Leistungskatalog konkret aussieht, sehen Sie in unseren Paketen für die IT-Betreuung.

Welche Kosten für IT-Betreuung in Ihrem Fall realistisch sind, hängt an der Zahl der Arbeitsplätze, an Ihren Servern und an Ihren Anforderungen an Sicherheit und Erreichbarkeit. Das lässt sich in einem kurzen Gespräch meist schneller einordnen als über drei Angebote. Wenn Sie uns vorab Ihre Eckdaten schicken möchten, schreiben Sie uns.